Blog

Jak przygotować się do negocjacji z szefem? Chciałbym uzyskać podwyżkę, ale również interesuje mnie zmiana projektu oraz awans.
Jarek, 31 lat, Senior Consultant, firma z branży IT

Panie Jarku, to pytanie jest niezwykle ważne, ponieważ znakomita większość pracowników w żaden sposób nie przygotowuje się do rozmowy ze swoim przełożonym na tak ważne tematy, jak poziom ich wynagrodzenia czy awans. Najczęstszą praktyką jest jedynie utwierdzenie siebie w przekonaniu, że taka rozmowa powinna się odbyć i zakończyć dla nas sukcesem (oczywiście, zazwyczaj wszystko odbywa się w naszych głowach na chwilę przed spotkaniem), a następnie podbudowani silnymi emocjami, wkraczamy do gabinetu szefa. Po czym pada standardowe sformułowanie: Uważam, że ciężko pracuję, jestem bardzo zaangażowany w projekt i w związku z tym chciałbym otrzymać podwyżkę lub Pracuję w tej firmie już 3 lata i ani razu nie dostałem podwyżki. Sądzę, że tak nie powinno być lub Chciałbym się rozwijać, moje zadania są poniżej moich możliwości, myślę, że powinienem otrzymać już jakiś awans.

Perspektywa szefa w negocjacjach

Proszę sobie przez chwilę wyobrazić, że jest Pan przełożonym pracownika, który zaprezentował swoje racje w taki sposób, jak powyżej. Cóż Pan może mu odpowiedzieć? Jak zareagować? Nawet jeżeli zgadza się z opinią podwładnego, że ciężko pracuje i jest zaangażowany w projekt, to sądzi Pan, że to wystarczające uzasadnienie podwyżki? Niemalże wszyscy pracownicy tak o sobie myślą. Niektórzy używają słów ciężka praca czy zaangażowanie, by opisać, że zostają w biurze po 10-12 godzin dziennie. Nie realizują celów, albo nie zawsze im to wychodzi, ale przecież bardzo się starają. Inni mają na myśli fakt, że najważniejsze to wykonać powierzone im zadania, co prawda, nie siedzą przy biurku zbyt długo – nie mają nadgodzin, ale dla nich liczy się z kolei efekt, a nie czas, jaki przeznaczyli na jego realizację. Jedni i drudzy uważają, że ciężko pracują i są zaangażowani. Jedni i drudzy chcą większej gratyfikacji za swoją pracę. Czy słusznie? Pan tego nie wie, ponieważ nie usłyszał rzeczowych, opartych na faktach i obiektywnych kryteriach, ale przede wszystkim przekonywujących argumentów. Pan wysłuchał opinii, poznał subiektywną ocenę pracownika. Trudno negocjować z kimś, kto powtarza to, co większość (ciężko pracuję i jestem zaangażowany; pracuję już ileś lat na tym stanowisku; zadania są poniżej moich możliwości; chcę się rozwijać) często nie wie, czego chce, a najczęściej nie potrafi obronić zasadności swoich oczekiwań. A jeszcze trudniej negocjować z pracownikiem, który widzi tylko swoją perspektywę i reaguje negatywnymi emocjami, kiedy jego wyobrażenia nie zostaną zrealizowane. Innymi słowy, najtrudniej negocjować z osobą, która jest nieprzygotowana do negocjacji, a przy tym ma duże oczekiwania. Bowiem duże oczekiwania to najczęściej duże emocje.

Powyższy wstęp, ma pokazać Panu, że przygotowanie do jakichkolwiek negocjacji to absolutna podstawa. Trzeba wiedzieć, na czym mi zależy i dlaczego mam prawo się o to ubiegać. Ale równie istotne jest zrozumienie, że nie negocjuję sam ze sobą. Nie przekonuję samego siebie, ale drugiego człowieka. Zatem nadmierna koncentracja na „czubku własnego nosa” to nieefektywna strategia. Należy cały czas mieć na uwadze możliwości i ograniczenia, jakim podlega osoba zasiadająca po drugiej stronie stołu negocjacyjnego, w tym przypadku tą osobą jest po porostu Pana szef. Im lepiej Pan zrozumie potrzeby, oczekiwania, obawy i alternatywy swojego przełożonego, tym mocniej do niego trafią Pana argumenty. Zatem, mając z tyłu głowy tę myśl, przyjrzyjmy się kolejnym krokom, które pozwolą Panu skutecznie i komfortowo przystąpić do rozmowy na temat podwyżki czy awansu.

Tajemnicza BATNA - podstawa negocjacji

Zacznijmy od jednego z podstawowych pojęć w negocjacjach czyli tajemniczego hasła BATNA (best alternative to negotiated agreement) – najlepsza alternatywa dla negocjowanego porozumienia. Co to właściwie oznacza? BATNA to wszelkie możliwe opcje, które są w Pana zasięgu, jeżeli negocjacje z szefem zakończą się niepowodzeniem. Jeszcze inaczej, to najbardziej optymalny scenariusz, jaki może Pan zrealizować, kiedy nie uda się doprowadzić do porozumienia z przełożonym. Na przykład, zależy Panu na otrzymaniu podwyżki, najlepiej, by wynosiła ona około 1000 zł netto. Przypuśćmy, że od trzech miesięcy przegląda Pan ogłoszenia o pracę, wysyła swoje CV do różnych firm i nawet odbył Pan dwie rozmowy rekrutacyjne, z których jedna zakończyła się dla Pana pomyślą informacją zwrotną. Otrzymał Pan propozycję współpracy od firmy XYZ, a potencjalny pracodawca zaoferował, by wynagrodzenie kształtowało się na poziomie o 600 zł netto wyższym niż Pana aktualna pensja. To jest właśnie najlepsza alternatywa dla negocjowanego porozumienia z obecnym przełożonym – to jest Pana BATNA. Ten scenariusz będzie czekał na realizację, w razie niepomyślnego obrotu spraw.

Co Pan zyska określając swoją BATNA? Po pierwsze, BATNA zapewnia komfort psychiczny. Mamy swój plan B. Wiemy, że w razie niepowodzenia negocjacji jesteśmy w dobrej sytuacji i na pewno nie zostajemy z niczym. Takie zabezpieczenie wpływa także na poczucie pewności siebie i sprawia, że przyjmujemy bardziej partnerską postawę w kontakcie z przełożonym. Po drugie, BATNA określa taki moment w negocjacjach, kiedy możemy zidentyfikować czy propozycja przełożonego jest dla nas korzystna czy też nie. Gdyby nie posiadał Pan swojej BATNA, a szef zaproponowałby podwyżkę w wysokości 300 zł netto, pewnie czułby się Pan nie w pełni usatysfakcjonowany, ale przyjął tę gorszą ofertę z przekonaniem, że to i tak świetnie, bo cokolwiek udało się uzyskać. Prawdopodobna jest także sytuacja, kiedy szef proponuje podniesienie wynagrodzenia o kwotę 800 zł netto, ale odrzuca Pan dobrą ofertę, w przekonaniu, iż gdzieś indziej może uzyskać więcej - przecież na samym początku zakładał Pan podwyżkę rzędu 1000 zł netto. Jednak proszę pamiętać, że dopóty wartości pracownika (a więc poziomu jego wynagrodzenia) nie zweryfikuje rynek pracy, dopóki wszelkie nasze założenia mają charakter luźnych wyobrażeń, które mogą mieć niewiele wspólnego z rzeczywistością.

W tym miejscu, chcę podkreślić, iż dzięki BATNA nasze oczekiwania są racjonalne i konkretne. Wiemy, czego mamy prawo żądać. Stajemy się wymagającym rozmówcą, ponieważ z łatwością oceniamy atrakcyjność propozycji składanych przez przełożonego

Ale czy należy zastanawiać się nad BATNA swojego szefa? Oczywiście. Nie zapominajmy, że w negocjacjach niezbędne jest przeanalizowanie możliwości i ograniczeń, którymi dysponuje druga strona. Jakie alternatywy negocjowanego porozumienia ma Pana szef? To ważne pytanie, bowiem przyczyna, dla której negocjujemy, polega na tym, że tego, co dla nas najlepsze, nie osiągniemy w żaden inny sposób, jak tylko poprzez negocjacje. Bywa i tak, że przełożony nawet nie chce rozmawiać ze swoim pracownikiem na temat podniesienia wynagrodzenia, awansu czy zmiany projektu, ponieważ jego BATNA jest tak silna, że nie widzi takiej potrzeby. To, na czym mu zależy, otrzyma bez zbędnych negocjacji. Jednak jeżeli BATNA pracodawcy jest słaba, nie zostanie mu nic innego, jak szukanie porozumienia akceptowalnego dla obu stron. Na przykład, ma Pan wiedzę lub doświadczenie, którym nie dysponuje nikt inny w zespole, zatem Pana odejście do konkurencyjnej firmy może wiązać się z poważnym zagrożeniem dla realizacji założonych celów, a w konsekwencji sukcesu projektu czy nawet całego działu. Świadomość tego faktu, ukształtuje postawę i argumenty przy stole negocjacyjnym i to po Pana stronie, jak i po stronie przełożonego.

Zatem, aby mądrze przygotować się do negocjacji z przełożonym, zachęcam Pana do wykonania kilku kroków:

1. Spisania na kartce wszystkich swoich możliwości, które będzie mógł Pan wykorzystać, jeśli negocjacje zakończą się brakiem porozumienia.
2. Wybraniu najlepszego alternatywnego rozwiązania (BATNA).
3. Zastanowieniu się, w jaki sposób może Pan poprawić swoją BATNA. Czy istnieją jakieś przeszkody osłabiające jakość Pana BATNA?
   
   Być może powinien Pan:
   • podszlifować kolejny język obcy,
   • pójść na szkolenie indywidualne rozwijające Pana kompetencje społeczne (np. umiejętność skutecznego komunikowania się, budowania pozytywnych relacji ze współpracownikami, kreowania własnego wizerunku),
   • lub wybrać szkolenie z obszaru kompetencji menedżerskich (np. delegowanie zadań, zarządzanie czasem lub psychologia motywowania),
   • bądź też zadbać o zebranie większego doświadczenia w kontaktach z Klientami Pana firmy,
   • albo postarać się o uzyskanie certyfikatu potwierdzającego Pana specjalistyczną wiedzę.
4. Na koniec, warto przeanalizować, jak będzie wyglądała Pana BATNA, jeśli zdoła Pan ją poprawić.

Nie zapominajmy o swoim przełożonym i spróbujmy określić jego BATNA:

1. Jakie istnieją możliwości, które będzie mógł wykorzystać mój szef, jeśli negocjacje nie zakończą się porozumieniem?
2. Które z tych alternatywnych rozwiązań jest dla mojego szefa najlepsze?
3. Co mogę zrobić, aby osłabić BATNA mojego szefa?

Niedoceniana siła rzeczowych argumentów w negocjacjach

Przejdźmy do następnej kwestii. Jak już zaznaczałam, w negocjacjach liczą się przede wszystkim argumenty oparte o fakty lub  obiektywne kryteria, a nie nasze opinie i emocje. Jeżeli pracownik oczekuje awansu, to powinien swoje stanowisko uzasadnić odwołując się do wymiernych osiągnięć, konkretnych umiejętności czy wiedzy, bądź zdarzeń, które rzeczywiście świadczą na jego korzyść. Dlatego bardzo pomocne jest odnotowywanie sobie wszelkich sukcesów i pozytywnych informacji zwrotnych otrzymanych od innych członków zespołu, klientów czy własnego szefa. Nie należy zapomnieć, że taki spis powinien zawierać daty. Ten prosty zabieg znakomicie wpływa na wiarygodność przytaczanych argumentów. Nie tylko potrafimy wskazać konkretne fakty, ale również ich daty. W ten sposób stajemy się pracownikiem, który wie o czym mówi i doskonale wie, jakie są podstawy jego oczekiwań. Nie przyjmuje postawy roszczeniowej opartej jedynie na własnych przekonaniach oraz emocjach, bo cóż ma odpowiedzieć szef, w momencie, kiedy jego pracownik mówi: już prawie trzy lata pracuję na tym stanowisku, nie uważasz, że najwyższy czas na jakiś awans dla mnie? Może i najwyższy czas na awans, ale na pewno nie dlatego, że ktoś od trzech lat wykonuje swoje obowiązki. To nie jest żaden argument. To jedynie subiektywna opinia pracownika, która dopiero czeka na jakiekolwiek uzasadnienie.

Wspomniałam też o obiektywnych kryteriach. O co tutaj chodzi? Trzymajmy się w dalszym ciągu powyższego przykładu – pracownik dąży do awansu, uznajmy, że na stanowisko menedżerskie. W większości dużych organizacji istnieją tzw. ścieżki kariery, których celem jest informować pracowników, jakie wymagania trzeba spełnić, by wejść na wyższy poziom w hierarchii firmy. To mogą być wyselekcjonowane kompetencje na wybranym poziomie, zdobycie doświadczenia w wykonywaniu określonych zadań czy chociażby uzyskanie wewnętrznych certyfikatów. Warunki zawsze zależą od branży, w jakiej działa firma, jej wielkości, polityki, kultury i wielu innych czynników. Jeżeli pracownikowi zależy na otrzymaniu awansu i zajęciu stanowiska menedżerskiego powinien podczas negocjacji odwoływać się właśnie do tych kryteriów. Poprzez kolejne przytaczane fakty, pokazać przełożonemu, że je spełnia i właśnie stąd wynika jego postawa podczas negocjacji. Nie są to „wyssane z palca” roszczenia.

W przypadku negocjowania stawki wynagrodzenia, ponownie, warto oprzeć się na faktach i wskazać szefowi, jak nasza praca przekłada się na zwiększanie zysku projektu, działu czy nawet całej firmy. Zwróćmy uwagę przełożonego, iż wzrost naszego wynagrodzenia nie musi być traktowany jedynie jako koszt, ale również jako mądra inwestycja, która przyniesie oczekiwane efekty, np. dzięki nam Klient otrzyma lepszy produkt lub usługę i przedłuży umowę o współpracy. Oczywiście, nie zaszkodzi wesprzeć swojego stanowisko obiektywnymi kryteriami. Kiedy ma Pan dobrą BATNA – na przykład propozycję pracy w konkurencyjnej firmie – to można zaznaczyć, że rynek pracy wycenia Pana wartość wyżej, niż oferuje aktualny pracodawca. Jeśli będzie Pan potrafił przekonać swojego szefa, że Pana oczekiwania są rozsądne oraz uczciwe, drugiej stronie trudniej będzie oponować i istnieje duża szansa na satysfakcjonujące porozumienie.

Czego się spodziewać podczas negocjacji z szefem?

No właśnie, negocjacje mają doprowadzić do porozumienia. Zatem, powinniśmy przygotować się na pewną elastyczność i nie zapominać, jakie są ograniczenia i możliwości przełożonego. Być może spełnienie Pana oczekiwań, nawet bardzo zasadnych, jest po prostu niemożliwe lub jest poza zasięgiem wpływu szefa. Proszę zastanowić się, co dla Pana oznacza satysfakcjonujący wynik rozmów z szefem? Innymi słowy, jak mają zakończyć się negocjacje, by czuł się Pan zadowolony? Czy jest coś, z czego może Pan zrezygnować bez większego żalu? Jaka jest Pana BATNA? I oczywiście, skupiamy się też na perspektywie drugiej strony: na czym zależy mojemu przełożonemu? Na jakie ustępstwa prawdopodobnie mógłby się zgodzić, bez większego oporu? Być może Pana BATNA jest tak dobra, że nawet nie musi Pan rozpoczynać negocjacji, bowiem to, co dla Pana najlepsze otrzyma Pan, np. u innego pracodawcy. Jednak może być i tak, że Pana alternatywny scenariusz nie jest zachęcający i wówczas nie pozostaje nic innego jak wzmocnić swoją BATNA i dopiero wówczas sygnalizować przełożonemu chęć rozpoczęcia negocjacji.

Kiedy nadejdzie zwycięstwo w negocjacjach?

Już na sam koniec, dodam, że negocjacje rzadko mają charakter jednorazowego spotkania. Najczęściej negocjacje są procesem długofalowym i wieloetapowym. Pierwsza rozmowa to znakomity początek – wstęp dzięki któremu mamy szansę lepiej poznać wzajemne oczekiwania, zrozumieć argumenty przemawiające za propozycją naszego oponenta i zebrać istotne informacje. Zdarza się, że pierwsza rozmowa z przełożonym działa na pracownika jak zimny prysznic i dopinguje go do wypracowania sobie najlepszej alternatywy dla negocjowanych warunków, a więc jego BATNA. To także znakomita okazja, by krytycznie przyjrzeć się własnym argumentom. Nie bądźmy zawiedzeni, jeśli to pierwsze spotkanie nie zakończy się wielkim sukcesem i szef natychmiast nie przystanie na nasze warunki. Zamiast zniechęcenia, wyciągnijmy wnioski i próbujmy dalej. W pewnym momencie na pewno osiągniemy to, co naprawdę dla nas ważne.

Mam nadzieję, że powyższa odpowiedź spełni Pana oczekiwania. Sądzę, że jeżeli uwzględni Pan wymienione przeze mnie wskazówki, przygotowanie do negocjacji z szefem będzie efektywnym procesem. I jeśli nie zakończy się szybkim sukcesem, to na pewno zyska Pan uznanie w oczach przełożonego, ponieważ tak przygotowani podwładni zdarzają się niezwykle rzadko.

Powodzenia
Oliwia Matejko
Psycholog Biznesu