Blog

ćwiczenia ze skutecznej komunikacji, komunikacja w zespole, skuteczna komunikacja w zespole, problemy z komunikacją w zespole, psychologia komunikacji, szkolenie psychologiczne, szkolenia dla zespołów

Dlaczego w zespołach wszystko zaczyna się i kończy na komunikacji? Czyli o szkoleniu z psychologii komunikacji na progu gospodarki 4.0

Szkolenie z komunikacji to teraz must have

J: Szkolenie z komunikacji? Przecież każdy to potrafi! Lepiej naucz nas, jak dobrze obsługiwać Excela!

Psycholog biznesu: Niestety, ale czasami wciąż jeszcze pojawia się w firmach takie myślenie. Komunikacja stanowi kwintesencję naszej efektywności w pracy – to przepływ informacji pomiędzy pracownikami, dzielenie się wiedzą, a także niesamowicie istotne procesy twórcze, które mają miejsce, kiedy wymieniamy się swoimi przemyśleniami i pomysłami. Komunikacja jest niezbędna dla harmonijnego koegzystowania w firmie i poprawnego wykonywania swoich obowiązków. Komunikacja to początek wszystkiego - całego biznesu.

Niestety wśród wielu pracowników i menedżerów panuje przekonanie, że komunikacja to temat, nad którym nie warto się zbyt mocno zastanawiać - wychodzą z założenia, że przecież skoro każdy potrafi mówić, to każdy potrafi też komunikować. Zespołom wydaje się, że skoro w miarę sprawnie realizują podstawowe cele, to wszystko działa w prawidłowy sposób. Prawda jest jednak zupełnie inna.

Zmieniając sposób komunikacji, można zwiększyć produktywność i efektywność pracowników, poprawić atmosferę w zespole oraz zredukować stres. Co ciekawe, w pracy to wcale nie ilość zadań stresuje nas najbardziej, tylko inni ludzie - nic nie jest w stanie wyprowadzić nas z równowagi w taki sposób, jak koleżanka czy kolega zza biurka.

J: Tak się tylko drażnię! Przecież wiem, że pierwszym szkoleniem w ramach Programu Team Impact© jest właśnie szkolenie z psychologii komunikacji - wspominałaś, że to pozycja obowiązkowa!

Psycholog biznesu: Dobrze, że się rozumiemy! Kwestia komunikacji w zespole jest również bardzo istotna dlatego, że wkraczamy w zupełnie nową rzeczywistość zawodową, która będzie zdeterminowana przez sztuczną inteligencję. Prawdopodobnie wszystkie formy pracy, zostaną w jakimś stopniu zautomatyzowane i ulegną procesowi cyfryzacji. To z kolei sprawi, że charakter obowiązków zawodowych, przypisanych ludziom, będzie wymagał od nich tego, co ludzkie, a więc: kreatywności, wyobraźni i znakomitej komunikacji. Musimy to rozwijać i pielęgnować, bo cechy te stanowić będą naszą unikalną wartość. Jeśli nie zaczniemy podnosić swoich zdolności komunikacyjnych, to już niedługo może być nam ciężko na rynku pracy.

Prawdopodobnie prezentowana przez sztuczną inteligencję komunikacja, będzie na bardzo wysokim poziomie, a więc tym bardziej, jeśli chcemy wnieść do środowiska zawodowego jakąś wartość, musimy zadbać o to, żeby nasza komunikacja była na tak dobrym poziomie, jak w przypadku maszyn – gdzie o szumach, czy błędach komunikacyjnych raczej nie będziemy mogli mówić. Stąd tak ważne jest to, żebyśmy podnieśli nasze kompetencje na fundamentalnym poziomie, a więc poziomie komunikacji.

komunikacja w zespole, skuteczna komunikacja, pozytywna komunikacja, psychologia komunikacji, problemy w zespole, szkolenia z komunikacji, szkolenia dla zespołów

Szkolenie z komunikacji dla organizacji opartych o wiedzę

J: Czy są jakieś dziedziny, w których komunikacja jest szczególnie ważna?

Psycholog biznesu: : Dobrze rozwinięte zdolności komunikacyjne to kluczowa umiejętność w każdej branży i na każdym szczeblu kariery. Jednak szczególnym zagrożeniem jest ich brak w organizacjach wiedzy i przed tym bardzo ostrzegamy. To, co sprzedaje taka firma, jest efektem pracy umysłów jej pracowników. Zapewne się domyślasz, że większość firm to właśnie organizacje oparte na wiedzy. Zespoły ludzi wymyślają absolutnie wszystko - usługi, produkty, rozwiązania biznesowe, procesy itd. Jednak ten cały potencjał, o którym mówimy zamknięty jest w ich głowach! Zatem, troska o to, by potrafili się skutecznie komunikować powinna pobudzać wyobraźnię menedżerów – w przeciwnym wypadku trudno o powodzenie projektów, produktów, usług, a czasami całych firm.

Ważne jest dla nas również przygotowanie ludzi na różnego rodzaju trudne sytuacje, a także zbudowanie poczucia, że są one całkowicie normalne. Zawsze jest tak, że w grupie pracowników każdy ma swoje potrzeby, oczekiwania i pragnienia – i najczęściej są one zupełnie sprzeczne z interesami innych członków. Jeżeli chcę poprosić współpracownika o pomoc, bo mam trudność z wykonaniem jakiegoś zadania, to on udzieli mi wsparcia, jednak będzie to wykonane kosztem jego czasu, który mógłby poświęcić na inne zadania. W związku z tym nie jest to efektywne dla tej osoby – musi przerwać to, co robiła, poświęcić mi uwagę, a następnie wrócić do swoich obowiązków - moja potrzeba, stoi w sprzeczności z jej potrzebą. I to sprawia, że w takich sytuacjach ludzie mają wątpliwości, czy posiadają prawo przerywać czyjąś pracę, prosząc o pomoc. Również druga strona nie zawsze potrafi zareagować asertywnie i powiedzieć: „w tym momencie nie jestem w stanie udzielić ci wsparcia i rozwiązać tego problemu, bo zajmuję się czymś innym, ale za godzinę możemy do tego wrócić i wtedy ci pomogę”.

Kiedy te wszystkie sytuacje analizujemy, to widzimy, ile mieliśmy do tej pory zamkniętych drzwi i że wcale nie trzeba było niczego wyważać czy tworzyć nowych procedur. Wystarczyło iść na szkolenie z komunikacji całym zespołem i zacząć rozmawiać ze sobą w bardzo otwarty, ale również profesjonalny sposób

Szkolenie z komunikacji - podejście praktyczne, a więc co, kiedy i jak?

J: Co kryje się pod pojęciem profesjonalnej komunikacji?

Psycholog biznesu: Komunikować profesjonalnie, to komunikować w sposób uwzględniający potrzeby psychologiczne drugiej osoby i korzystając ze sprawdzonych przez psychologów metod. Nie bez powodu użyłam takiego sformułowania – niestety na chwilę obecną, polskie szkoły, nie oferują zajęć, poświęconych komunikowaniu, na żadnym etapie kształcenia. Wychodzimy ze szkoły bez podstawowej wiedzy w tym temacie, a potem nagle wrzucani jesteśmy na rynek pracy i musimy operować naszymi bardzo ubogimi zasobami. Zdarza się, że ludzie nie potrafią koegzystować nawet w bardzo prostych sytuacjach, na przykład - kiedy trzeba komuś zwrócić uwagę. Swoją drogą, to właśnie wzajemne zwracanie sobie uwagi jest najczęstszym problemem komunikacyjnym.

J: Nie potrafią zwracać uwagi drugiej osobie, czy tej krytyki przyjmować?

Psycholog biznesu: I to, i to. Zwracanie komuś uwagi to forma krytycznego ustosunkowania się do zachowania, bądź efektów pracy drugiej osoby. Takie osoby nie potrafią wyrazić się krytycznie o efektach pracy, czy zachowaniu drugiej osoby, jak również tej krytyki przyjmować.

J: A czy to, że dana osoba źle odbiera krytykę jest tylko jej winą? Czy jest możliwe, że taka osoba odebrałaby inaczej taki komunikat, jeśli zostałby on przekazany w poprawny sposób?

Psycholog biznesu: Oczywiście. Jeśli przekażę Ci komunikat, uwzględniający Twoje potrzeby psychologiczne, to przyjmiesz go z pełnym zrozumieniem i taka krytyczna uwaga nie wpłynie na kształt naszych relacji. Wręcz przeciwnie – pozwoli rozwiązać problem, który stał się przyczyną pogorszenia tych stosunków.

ćwiczenia ze skutecznej komunikacji, komunikacja w zespole, skuteczna komunikacja w zespole, problemy z komunikacją w zespole, psychologia komunikacji, szkolenie psychologiczne, szkolenia dla zespołów

J: Czy oprócz wiedzy teoretycznej, możemy liczyć na jakieś ćwiczenia komunikacyjne?

Psycholog biznesu: Szkolenie z komunikacji to tak naprawdę jeden wielki warsztat - nieustannie ćwiczymy schematy i wzorce, które sprawiają, że komunikat jest łatwy do przyjęcia, psychologicznie bezpieczny i nastawiony na rozwiązywanie problemów.

J: Po jakim czasie ćwiczenia zaczynają przynosić pierwsze rezultaty?

Psycholog biznesu: Już na sali szkoleniowej osoby zaczynają zwracać sobie uwagę – wykorzystują zdobytą wiedzę teoretyczną podczas wykonywania ćwiczeń. Wszystkie zadania odbywają się pod okiem psychologa biznesu, więc można poczuć się w pełni bezpiecznie i komfortowo. Mamy możliwość korygowania błędów na bieżąco i jesteśmy pewni, że uczestnicy robią to poprawnie. Bardzo ważne dla mnie, jako psychologa biznesu, jest również to, że nasi Klienci zaczynają przezwyciężać swoje bariery, co dotychczas wydawało im się niemożliwe.

Standardowym elementem szkolenia jest przełamywanie oporów przed zwróceniem uwagi przełożonemu. W tym momencie pojawia się bardzo mocna bariera psychologiczna – szczególnie, że pracujemy na prawdziwych tematach i realnych problemach. Zwykle jest tak, że na początku ludzie czują bardzo silny opór i lęk z tym związany. Potem pojawia się pierwszy ochotnik i okazuje się, że po zwróceniu uwagi przełożonemu w prawidłowy sposób nie dosyć, że menedżer nie reaguje negatywnie, to jeszcze dziękuje osobie, która się do niego zwróciła, bo nie miał świadomości pewnych nieprawidłowości. Obserwujemy pozytywną reakcję menedżera, jak i osoby, która przekazała komunikat, ponieważ odczuwa ulgę i zadowolenie, że w końcu sprawa, która była dla niej ważna i dławiła ją w środku, została wypowiedziana. Cały ten wzorzec komunikacyjny jest nastawiony na szukanie rozwiązań, dlatego jeśli przekażemy nasze zastrzeżenia w profesjonalny sposób, to cała uwaga naszego komunikatu zwrócona będzie w kierunku dokonywania pożądanych zmian.

J: Czy trener biznesu zleca jakieś zadania do wykonania po szkoleniu?

Psycholog biznesu: Tak! Jednym z zadań, które najczęściej zlecamy uczestnikom naszego szkolenia do wdrożenia, jest właśnie zwracanie uwagi. Następnie, na konsultacjach indywidualnych, omawiamy różne zdarzenia oraz procesy komunikacyjne i analizujemy ich przebieg. Spotykam się również z całym zespołem i na tej podstawie wiem, jak funkcjonuje on po szkoleniu i czy coś ewentualnie można jeszcze poprawić. Jednak najczęściej zmiany są widoczne na pierwszy rzut oka, ponieważ takie szkolenie jest silnym przeżyciem emocjonalnym dla pracowników. Poznają różne narzędzia i zyskują świadomość, jakie efekty mogą dzięki nim osiągnąć, a przez to mają silną motywację, aby wdrożyć je w pracę. Zaangażowanie wzmacnia również fakt, że wykonanie zleconego zadania, zostanie zweryfikowane na konsultacjach. Ludzie rozumieją, że nie robimy tego po to, żeby zestresować pracowników, tylko dlatego, żeby przełamać ich naturalną barierę do wrażania nowych rozwiązań w codzienną rzeczywistość.

skuteczna komunikacja w zespole, problemy z komunikacją w zespole, szkolenie ze skutecznej komunikacji, szkolenia dla zespołów, psychologia komunikacji, umiejętności miękkie, firma szkoleniowa, psychologiczne szkolenia dla biznesu

Szkolenie z komunikacji - daj sobie szansę na awans i rozwój

J: Czy można powiedzieć, że komunikacja jest naszą wizytówką?

Psycholog biznesu: Zdecydowanie! Komunikacja to kwintesencja nas - spoglądamy na daną osobę i po jej postawie, mimice, tonie głosu, sposobie doboru słów i gestykulacji możemy domyślać się, jaka jest.

Wszyscy jesteśmy zanurzeni w relacje z innymi ludźmi i jeśli chcemy się rozwijać, dostawać awanse, to musimy wiedzieć, w jaki sposób profesjonalnie się komunikować. Zakładanie, że umiejętności twarde są najważniejsze może okazać się bardzo zgubne. Zależy nam na tym, aby mierzyć się ze stereotypowym myśleniem, że komunikacja jest nieistotna dla osób z takich branż jak, na przykład, branża IT. Programiści, testerzy, architekci również żyją w przestrzeni komunikacyjnej. Jeżeli my nie będziemy w stanie poprzez słowa i zachowanie sprzedać swoich kwalifikacji, to jak wysokie by one nie były - nikt nie ma umiejętności czytania nam w myślach i nie powie: „Widzę, że masz w głowie wiele pomysłów do wykorzystania, tylko nie potrafisz tego komunikować!” Bez odpowiednio rozwiniętych umiejętności komunikacyjnych nie mamy szans na rozwój.

Komunikacja jest również kluczowa dla efektywności zespołu. Wystarczy, że w zespole jest jedna osoba, która blokuje przepływ informacji i komunikuje się w sposób agresywny – jest despotyczna i prześmiewcza, a przez to rani inne osoby. Te z kolei patrzą na przełożonego, oczekując od niego reakcji. Jednak szef też najczęściej nie ma kompetencji, żeby sobie z tym poradzić – zupełnie nie wie, w jaki sposób rozmawiać z tą osobą. Co z tego, że przełożony przekaże takiemu pracownikowi krytyczny komentarz, kiedy tak naprawdę trzeba mu powiedzieć konkretnie, w jaki sposób może zmienić swoje zachowanie, dać umiejętność przełamania utrwalonych wzorców komunikowania. Pomimo największych chęci, menedżer nie potrafi tego zrobić, bo sam nie został tego nauczony i popełnia bardzo wiele błędów.

J: Czyli po prostu robi to intuicyjnie i w jakiś sposób mu się to udaje, jednak nie jest w stanie przekazać innej osobie sposobu na pozytywną komunikację?

Psycholog biznesu: Nie powiedziałabym nawet, że jest to intuicja, tylko kwestia doświadczenia. Po prostu są ludzie, którzy mieli szczęście wzrastać w środowisku osób, u których ta komunikacja była naprawdę dobra.

Szkolenie z psychologii komunikacji = skuteczna i pozytywna komunikacja w zespole

J: Rozumiem. A co z komunikacją niewerbalną? Ona też jest dużą częścią nas i definiuje nasz wizerunek w oczach innych osób. Czy poruszane są również takie zagadnienia?

Psycholog biznesu: Oczywiście, szkolenie dotyczy też całego aspektu komunikacji niewerbalnej i poświęcamy temu bardzo wiele czasu. Nie powielamy pseudonaukowych opowieści o określonych ruchach rąk, które świadczą to i tamto. Odwołujemy się wyłącznie do badań naukowych z dziedziny psychologii społecznej i psychologii ewolucji, żeby wyjaśnić ludziom dokładnie, na czym opierają się mechanizmy komunikacji niewerbalnej i jak bardzo jest ona ważna. Dodam jeszcze, że możemy się wspaniale komunikować na poziomie werbalnym, jednak nasza mimika, spojrzenie, postawa może odebrać całą wartość słowom, które wypowiadamy. W ostateczności człowiek poczuje się jeszcze bardziej urażony, bo ktoś na poziomie werbalnym mówi do niego coś neutralnego, ale całym sobą komunikuje rzeczy trudne do przyjęcia.

J: Wiemy już czym jest skuteczna komunikacja. A czym jest pozytywna komunikacja?

Psycholog biznesu: Pozytywna komunikacja to niekoniecznie spijanie sobie z dzióbków ambrozji. Pozytywna komunikacja to taka, kiedy potrafimy mówić o rzeczach dobrych, ale też o rzeczach trudnych, które się między nami dzieją - kiedy pojawiają się problemy, napięcia, pretensje. Jednak pomimo negatywnych emocji - nie mamy poczucia, że jedyne, co nam zostaje to milczeć, krzyczeć czy udawać, że problemu nie ma, bo to najgorsze, co możemy zrobić. Pozytywna komunikacja oznacza, że o wszystkim potrafimy komunikować w taki sposób, który dąży do rozwiązania problemu i nie jest w żaden sposób deprecjonujący dla drugiej osoby.

J: Mam jeszcze jedno pytanie – wielokrotnie wspominałaś, że szkolenia przeprowadzane są w grupie 10-15 osób, a co w przypadku, kiedy zespół liczy 30 osób?

Psycholog biznesu: W takim wypadku dzielimy zespoły na dwie grupy, jednak pod warunkiem, że szef będzie uczestniczył w tym szkoleniu razem z jedną i drugą grupą. Wydaje mi się nawet, że jest to korzystne rozwiązanie, bo szef ma możliwość przećwiczenia poznanych zagadnień dwukrotnie.

Wszystkie szkolenia w ramach programu Team Impact©, łącznie ze szkoleniem z komunikacji, trwają dwa dni. To niezbędny czas, aby osiągnąć efekt maksymalnego przekonania ludzi do nowej wiedzy, a zarazem do tego, żeby po wyjściu z sali szkoleniowej zaczęli współpracować. Potrzebuję również czasu na to, żeby przekonać do siebie ludzi, jednak nieskromnie powiem, że udaje mi się to naprawdę szybko! Zdecydowaną większość czasu przeznaczamy na ćwiczenia – na początku przedstawiam określone zagadnienia i na poziomie teoretycznym wydaje się to proste, ale w momencie, w którym należy przełożyć zdobytą wiedzę na realne sytuacje, zaczynają się problemy.

Takie szkolenie to ciężka praca, 16 godzin szkolenia to naprawdę dużo – jest to bardzo intensywny czas, który wymaga od całego zespołu skupienia i zaangażowania. Jednak niesamowicie integruje to ludzi! Mamy możliwość obserwowania jak pracownicy zaczynają przełamywać swoje obawy i lęki – jak uczą się mówić o ważnych dla siebie sprawach. Widzą w tym wartość dlatego, że mają okazję to wszystko przetestować. Poznają jakiś sposób komunikowania i bezpośrednio po tym wykorzystują go w relacji z kolegą, bądź przełożonym. To naprawdę niesamowite uczucie widzieć, że szkolenie czasami odmienia życie jego uczestników!

Joanna Kaczmarek
Psycholog Biznesu - Oliwia Matejko