Blog

Szybkie i efektywne spotkania to klucz do sukcesu zespołów

J: Drugim szkoleniem, w ramach Programu Team Impact©, jest szkolenie z szybkich i efektywnych spotkań zespołu. Dlaczego postanowiłaś włączyć je do programu? 

Psycholog biznesu: Jest to druga, największa bolączka, zaraz po problemach z komunikacją w niemal wszystkich organizacjach. Każdy zespół musi się spotykać, niezależnie od tego, czy są to zebrania o charakterze informacyjnym czy problemowo-decyzyjnym. Jednak najczęściej zdarza się tak, że ludzie biorą udział w spontanicznych, całkowicie nieprzemyślanych spotkaniach, na których rozmawia się o wszystkim i o niczym. Jesteśmy zorganizowani w jakąś jednostkę po to, żeby mieć ze sobą interakcje i w ramach nich dzielić się wiedzą i doświadczeniem oraz wypracowywać nowe rozwiązania. Fakt, że jesteśmy zespołem powinien być wartością dodaną. Jeśli okazuje się, że suma prac indywidualnych osób, przynosi lepszy efekt, niż zebranie pracowników razem i stworzenie im przestrzeni do wymiany myśli, to nie ma sensu tego robić i wtedy faktycznie jest to strata czasu.

Skoro jednak spotkania są kwintesencją pracy każdej grupy ludzi, to musimy zadbać o to, aby były szybkie, efektywne, sycące, rozwijające i motywujące. Jeśli nauczymy się, w jaki sposób mądrze je moderować, to członkowie zespołu będą wyczekiwać kolejnej okazji, aby oderwać oczy od monitorów i spotkać się. Na takich zebraniach dowiedzą się ważnych dla nich i interesujących rzeczy, a także poznają wyselekcjonowane informacje wpływających na ich funkcjonowanie w organizacji. Podejmą istotne decyzje, wspólnie zastanowią się, jak rozwiązać konkretne problemy – będą mieli okazję osiągnąć coś więcej niż potrafią indywidualnie.

Efektywność spotkań jest również ważna z perspektywy zmian, jakie już teraz zachodzą na rynku pracy. Dotyczą one procesów automatyzacji i cyfryzacji oraz wprowadzania do naszego zawodowego życia sztucznej inteligencji. Żeby zespoły odnalazły swoje miejsce w nowej rzeczywistości, muszą być efektywne, a żeby były efektywne, ludzie muszą potrafić się komunikować i być świadomi pułapek, jakie na nich czekają, kiedy spotykają się w grupie.

Pułapki w organizacji skutecznego zebrania zespołu

J: W czym tkwi największy problem?

Psycholog biznesu: Osoby, które organizują takie zebrania pracowników (najczęściej menedżerowie) nie wiedzą, jak mają sobie poradzić z procesami grupowymi. Nie ma tutaj znaczenia, co jest celem spotkania - problemy pojawiają się zawsze, kiedy spotyka się grupa, wzajemnie zhierarchizowanych, ludzi o różnych interesach.

A gdy na sali dodatkowo znajduje się szef zespołu, od którego wiele zależy, to te dwa czynniki momentalnie zaczynają wpływać na to, co myślą i jak zachowują się ludzie. Na porządku dziennym jest to, że nie komunikują na tych spotkaniach szczerze i otwarcie. Nie wiedzą, w jaki sposób przedstawić swoje zdanie. Często kieruje nimi lęk – antycypują możliwe scenariusze swoich wypowiedzi lub ich następstw w niekorzystnym świetle. Pracownicy spodziewają się, że kiedy powiedzą coś, co może być źle przyjęte przez przełożonego, bądź lidera emocjonalnego grupy – czyli osoby, która jest bardzo ekspresyjna, często zabiera głos i definiuje myślenie innych ludzi o jakiejś sprawie – to wypowiedź ta może spotkać się z różnego rodzaju negatywnymi konsekwencjami. Nie muszę więc chyba mówić, że konformizm, a czasami zwykła, zapobiegawcza bierność i milczenie na wszelki wypadek – to wszystko jest na porządku dziennym.

Mądry szef, mający świadomość pewnych rzeczy wie, jak przeciwdziałać takiemu procesowi, jednak niestety nie są to rzeczy, które można w prosty sposób wypracować doświadczeniem. Aby je poznać i odpowiednio zdiagnozować, trzeba otrzymać popartą badaniami, użyteczną wiedzę z obszaru psychologii naszego funkcjonowania w grupie - dlatego zapraszam na szkolenie.

J: Czy są jeszcze jakieś psychologiczne pułapki, w które wpadają ludzie, podczas spotkań zespołów?

Psycholog biznesu: Jest ich naprawdę mnóstwo! Nie chciałabym zdradzać wszystkich, ale powiem kilka słów o zjawisku rozmytej odpowiedzialności, bo to bardzo ciekawe i ważne zagadnienie. Pracujemy w zespole, próbując wspólnie osiągnąć jakiś wynik, jednak okazuje się, że jest zaledwie kilka osób, które się udzielają, realizując większość działań za innych członków zespołu. Pozostali widząc, że można się bezkarnie nie angażować, momentalnie to wykorzystują.

Procesy psychologiczne odgrywają bardzo dużą rolę w organizacji i przebiegu zebrań zespołów – to, co dzieje się między ludźmi, jak podchodzą do wielu zagadnień, jak radzą sobie z lękiem powoduje, że spotkania mogą być albo wręcz zaskakująco efektywne, albo całkowicie nieskuteczne. W praktyce najczęściej wygląda to tak, że rozmawiamy przez godzinę o jakiejś kwestii – a tak naprawdę tylko najaktywniejsze osoby rzeczywiście zabierają głos - i tak gadamy, gadamy, wychodzimy ze spotkania i dalej nie do końca wiadomo, na czym stoimy.

Sekret szybkich i efektywnych spotkań w zespole

J: A więc co trzeba zrobić, żeby spotkanie było skuteczne i efektywne?

Psycholog biznesu: Musimy wyposażyć organizatorów takich spotkań w konkretne umiejętności moderowania przebiegu zebrania. Uczymy ich radzenia sobie z procesami psychologicznymi, które zaburzają otwartą komunikację, ale też kreatywność ludzi i partnerskie dzielenie się swoimi przemyśleniami. Lider musi wiedzieć, jak zapobiegać negatywnym procesom, bo w przeciwnym razie spotkanie zespołu będzie tylko wielogdzinnym opowiadaniem sobie o rzeczach niezwiązanych z tematem i ścieraniem się swoich stanowisk. U wielu ludzi budzi to frustrację - uważają, że spotkania zespołu są niepotrzebne. Trudno się z tym nie zgodzić – taka osoba musi porzucić swoje zadania, żeby udać się na zebranie, gdzie godzinami będzie wysłuchiwać stanowisk różnych osób, ale nic konkretnego z tego nie wyniesie.

Wszystkie te zjawiska mają związek z tym, o czym wspomniałam wcześniej – nieumiejętnością radzenia sobie z procesami wewnątrzgrupowymi. To też jest kwestia tego, kto się z kim bardziej trzyma, kogo lubimy, a kogo uważamy za wroga, bo nie zgadzamy się z jego stanowiskiem. Jeśli szef przedstawia jakąś opcję działania, to wielu pracowników – z racji tego, że zależą od decyzji szefa, udaje, że się z nim zgadza. Później wychodzą na papierosa i dopiero w zaufnym gronie osób, w którym czują się bezpiecznie i komfortowo, przedstawiają swoje prawdziwe stanowiska.

Podczas szkolenia staramy się pracować nad tym, żeby wyeliminować takie procesy, ale także nad tym, aby spotkania były dobrze zorganizowane - przygotowanie dobrej agendy nie jest łatwym zadaniem, wszystko musi być konkretnie sprecyzowane. Zawsze powtarzam organizatorom takich spotkań, że podstawa to wiedzieć, z jakimi informacjami chcą wyjść ze spotkania, ponieważ jeśli sami tego nie wiedzą, to inni ludzie też nie będą rozumieli, dlaczego są na tej sali.

J: Czy są jakieś sposoby, aby zaktywizować uczestników spotkania?

Psycholog biznesu: Najlepszym sposobem na aktywizację członków zebrania, jest dawanie im możliwości do przygotowania się na spotkanie. Jeśli zaproszone osoby włożyły pracę w to, żeby przemyśleć temat spotkania i rzeczywiście pragną zrealizować cel, to nie będą chciały milczeć. Milczę, kiedy nie jestem przygotowana – wtedy, pod wpływem emocji, analizuję zyski oraz straty i nie wiem, jakie jest optymalne stanowisko, które mogłabym zaprezentować, ponieważ brakuje mi informacji. Potrzebowałabym się nad tym na spokojnie zastanowić, a jeśli ktoś rzuca mi pytanie i ja w przeciągu kilku sekund mam na nie błyskotliwie odpowiedzieć, to dochodzę do wniosku, że lepiej się nie odzywać, bo istnieje możliwość, że palnę głupotę. Kiedy wkradają się dygresje, to maleje szansa na zrezalizowanie założonego celu, więc dyscyplina jest nam bardzo potrzebna. Ludzie będą trzymać się założeń, jeśli dostaną szansę na przygotowanie się.

J: O czym jeszcze należy pamiętać?

Psycholog biznesu: Przy organizacji zebrania trzeba wziąć pod uwagę wiele czynników. Często zdarza się, że spotkanie jest planowane na godzinę przed zakończeniem pracy. Nie dziwię się, że ludzie patrząc w kalendarz, mają ciarki na plecach, bo są przyzwyczajeni, że wspólne spotkania bardzo często się przeciągają. W takiej sytuacji nie trudno zrozumieć, dlaczego wszyscy potakują głową, udając, że się zgadzają - jeśli za pięć minut powinni skończyć pracę, to po prostu myślą tylko o tym, aby wrócić do domu i mieć święty spokój.

J: Świat przyspiesza i wiadomo, że każda godzina jest na wagę złota. Jednak zastanawiam się, czy to nie jest tak, że jeżeli coś jest szybkie, to jest też gorsze?

Psycholog biznesu: Nie, jeśli się przygotujemy, to takie spotkanie będzie bardzo szybkie i sycące. Pracując razem w zespole, wiem, jakiej wiedzy mogę się spodziewać po innych oraz czyje kompetencje, wiedza i doświadczenie są mi potrzebne do tego, aby to osiągnąć. Zapraszając taką osobę powinnam powiedzieć, czego od niej oczekuję i jaki jest konkretny cel tego spotkania. A jeśli okazuje się, że nie jestem w stanie ocenić, jakie informacje chcę uzyskać od danej osoby, to po prostu nie ma sensu zapraszać jej na spotkanie. Kiedy grono osób jest starannie wyselekcjonowane, to wszystko idzie bardzo szybko i sprawnie. Nie marnujemy czasu, bo rozmawiamy w bardzo konkretny sposób.

J: A jak sprawić, żeby każda osoba na sali czuła, że jej głos jest ważny i potrzebny?

Psycholog biznesu: W bardzo prosty sposób! Ja to nazywam biletem wstępu na spotkanie. Jeśli dysponuję takim biletem, to znaczy, że jestem przygotowany - zebrałem wcześniej informacje na dany temat, wiem, że będę miał coś wartościowego do powiedzenia i już od początku czuję, że jestem istotnym ogniwem zebrania.

Ważne jest to, żeby takie spotkania miały elitarny charakter, żeby bycie zaproszonym było czymś wartościowym, co jest pewnego rodzaju wyróżnieniem nas na tle innych - znakiem, że jesteśmy bardzo poważnie traktowani. Powinien być to sygnał, że organizator spotkania ceni doświadczenie, kompetencje, czy umiejętności tej osoby. Swoją drogą, to bardzo dobrze wpływa na samoocenę ludzi.

Czasami zdarzają się osoby, które pomimo jasno zakomunikowanego celu spotkania, bardzo słabo się do niego przygotowują. Jeśli za każdym razem okazuje się, że takie osoby nie wnoszą nic wartościowego, to następnym razem nie powinny zostać w ogóle zaproszone. Działa to jak kubeł zimnej wody – nagle rozumieją, że ich obecność nie jest niezbędna na spotkaniu.

Kolejna ważna uwaga - nie warto zapraszać ludzi, tylko ze względu na to, że mają jakąś ważną funkcję (stanowisko) w firmie, bo tylko marnują miejsce i czas. Jeśli nie traktują tych spotkań poważnie i się do nich nie przygotowują, jeśli to, co prezentują nie jest ważnym wkładem w osiągnięcie celu spotkania, to nie ma sensu ich zapraszać.

J: To bardzo ważne, co mówisz! Mam wrażenie, że dużo osób nie zdaje sobie sprawy, że na spotkania można zapraszać tylko określone grono pracowników. Przyjęło się, że zaprasza się zawsze wszystkich członków zespołu, a jak sama mówisz, czasami bywa to destrukcyjne. A czy tylko szef bądź manager może organizować spotkania zespołu?

Psycholog biznesu: Nie tylko – jeśli którykolwiek członek zespołu ma powód, aby zorganizować takie spotkanie, to nie ma do tego żadnych przeciwskazań. Ważne jest tylko to, co powtórzyłam już wielokrotnie - żeby dobrze rozumiał, czemu ma służyć zebranie kilku osób w przy stole - z jakimi konkretnymi osiągnięciami chce zakończyć spotkanie. Innymi słowy, z czym chce opuścić salę konferencyjną.

Joanna Kaczmarek
Psycholog Biznesu - Oliwia Matejko