Jak poprowadzić negocjacje z szefem? Chciałbym wiedzieć, jak rozmawiać z szefem, by osiągnąć to, co chcę.
Andrzej, 35 lat, Sales Manager w banku
Panie Andrzeju, negocjowanie z własnym szefem dla wielu pracowników jest naprawdę trudnym zadaniem i sporym przeżyciem. Jeszcze przed spotkaniem pojawiają się silne emocje, które mogą utrzymywać się także w trakcie trwania rozmowy. Obawiamy się negatywnej oceny ze strony przełożonego i potencjalnych konsekwencji, będących wynikiem takiego spotkania. Dlatego tak ważne jest dobre przygotowanie, ponieważ ono studzi emocje, wzmacnia samoocenę pracownika i, co najważniejsze, prowadzi do satysfakcjonujących i partnerskich negocjacji. W jednym z poprzednich wpisów opisałam jak przygotować się do negocjacji z szefem. Ale pozostaje jeszcze kwestia samego prowadzenia rozmowy z przełożonym i pojawiające się kolejne pytania: jak postępować już podczas spotkania? Od czego zacząć? O co zadbać? Czym zakończyć? I właśnie teraz postaram się rozwiać kilka Pana wątpliwości w tej kwestii.
Czy poinformować szefa, o temacie planowanych negocjacji?
Istnieje takie przekonanie, że lepiej nie informować przełożonego o czym chcemy rozmawiać, by jego zaskoczenie i brak przygotowania zadziałały na naszą korzyść. Przecież nasz szef może „odrobić zadanie domowe”, świetnie się przygotować i „zbijać” każdy argument, który usłyszy. Niestety, nie jest to korzystny sposób myślenia. Dlaczego? Ponieważ celem każdych negocjacji jest doprowadzenie do optymalnego porozumienia. Jeżeli jedna ze stron poczuje się nieuczciwie traktowana – pojawi się opór z jej strony, niechęć do ulegania nagłej presji i wówczas nawet dobre argumenty oparte o obiektywne kryteria, nie zostaną przyjęte. Przełożony będzie próbował odwlec w czasie jakiekolwiek deklaracje lub po prostu odmówi nam kontynuowania spotkania, mówiąc – zresztą słusznie, iż on również musi przygotować się do rozmowy, która dotyczy tak ważnych tematów jak podwyżka czy awans. Zatem, inicjowania pertraktacji z szefem, nie zaczynajmy w piątek dziesięć minut przed jego wyjściem z pracy lub nie zaczepiajmy go w drodze na obiad, rzucając od niechcenia, że „chcemy pogadać”. Zamiast tego, poinformujmy (mailowo, telefonicznie albo w bezpośredniej rozmowie), że chcemy umówić się na spotkanie, które dotyczyć będzie podwyżki naszego wynagrodzenia, uzyskania awansu, zmiany roli w projekcie itp. (po prostu, wskażmy temat rozmowy) i zaproponujmy dwie, trzy daty dla nas wygodne, a do których szef może się ustosunkować, bądź poprośmy o wskazanie daty przez przełożonego, do której to my się dostosujemy. Nic więcej robić nie trzeba. To wystarczy, by pokazać, że podchodzimy do negocjacji poważnie i odpowiedzialnie. Dbamy też o to, by szef nie mógł zasłaniać się brakiem wiedzy, stosownych informacji, dokumentów itp., których nie mógł przygotować, bo został zaskoczony tematem rozmowy. Punkt po naszej stronie.
Co zabrać na negocjacje z szefem?
Podstawą udanych negocjacji jest przygotowanie. Jeżeli zależy nam na awansie, to powinniśmy dysponować odpowiednimi – najlepiej opartymi na obiektywnych kryteriach – argumentami. Im więcej faktów, danych z niezależnych źródeł (np. raportów, informacji zwrotnych od Klientów czy od współpracowników), tym lepiej. Pokazujemy bowiem, że nasze oczekiwania nie są bezzasadnymi roszczeniami, nie kierujemy się emocjami, ale za naszym stanowiskiem stoi solidne uzasadnienie. Warto więc przynieść ze sobą notatki, na których będziemy mieli konkretne daty realizacji, np. wyznaczonych celów, ale także można zabrać ze sobą raport, który potwierdza nasze dobre wyniki, wydrukować pochlebnego maila od Klienta lub współpracowników, a nawet jeśli powołujemy się na wewnętrzne przepisy firmy (np. kryteria awansu), dobrze też mieć taki dokument ze sobą. Innymi słowy, wzmacniajmy swoje argumenty, by stały się bardziej wiarygodne i zasadne.
Kto powinien kierować rozmową podczas negocjacji?
Kto powinien kierować rozmową w trakcie negocjacji? Podporządkować się szefowi czy przejąć inicjatywę? Osoba, która kieruje każdą rozmową, to osoba, która zadaje pytania. Przedstawmy swoje oczekiwania, następnie przystąpmy do uzasadnienia, posłuchajmy uważnie odpowiedzi i rozpocznijmy zadawanie pytań przełożonemu. O co można zapytać? Zbierajmy cenne dla nas informacje. Warto dowiedzieć się, które z naszych argumentów szczególnie przekonują przełożonego i dlaczego; czy istnieją jakieś zewnętrzne przeszkody na drodze do osiągnięcia naszego celu, jeżeli tak, to w jaki sposób możemy sobie z nimi poradzić; jeżeli nasze oczekiwania nie są akceptowane, to jaki kompromis możemy wypracować – na co się zgodzić itp. Odnieś się do uzyskanych odpowiedzi – to rozmowa, a nie monolog jednej ze stron. Bardzo dobrym rozwiązaniem jest prowadzenie notatek podczas spotkania. Zapisujmy uwagi, argumenty czy informacje płynące od przełożonego. Jeżeli padną jakieś zobowiązania już na samym początku rozmowy – powinny zostać przez nas odnotowane, ponieważ pod koniec spotkania, kiedy minie już godzina i padnie wiele argumentów oraz kontrargumentów, pojawią się emocje – po prostu pierwsze ustalenia umkną lub zostaną zapomniane. Ten prosty zabieg nie pozwoli także zgubić się Panu i Pana szefowi przez cały czas trwania negocjacji – zawsze będziecie mogli sprawdzić, co zostało powiedziane lub zaproponowane. Aby temu służyły Pana zapiski, a nie zostały potraktowane przez drugą stronę, jako coś dwuznacznego i niepożądanego – proszę położyć kartki na stole przed sobą oraz przełożonym i notować tak, aby Pana szef widział, co Pan zapisuje. Zobaczy Pan, że rozmowa będzie przebiegała płynniej, a także bardziej rzeczowo. Zostanie zniwelowany problem wzajemnego niezrozumienia czy kiepskiej pamięci szefa. Istnieje też duża szansa, że przejdziecie Panowie z pozycji przeciwników, do pozycji ludzi, którzy wspólnie pochylają się nad problemem Pana wynagrodzenia czy awansu i szukają optymalnego rozwiązania. Kolejny punkt dla nas.
Trudności w negocjacjach. Szef nie chce się zgodzić na podwyżkę.
Co zrobić, kiedy szef nie chce się zgodzić na moje warunki, np. podwyżkę?
Zacznijmy od tego, że w interesie każdej firmy jest, by pracownik wykonywał swoje obowiązki jak najniższym kosztem dla pracodawcy. Zrozumiałe jest zatem również i to, że rozmowy na temat podniesienia poziomu wynagrodzenia nie są czymś, na co jakikolwiek szef przystanie z entuzjazmem, a po wysłuchaniu naszych racji, stwierdzi: Ależ, oczywiście! Dlatego od samego początku bądźmy przygotowani na opór przełożonego. To zupełnie normalne i nie świadczy o tym, że coś źle zrobiliśmy lub argumenty były za słabe. Istotą negocjacji jest także to, że do stołu negocjacyjnego zasiadają ludzie, którzy są przekonani, że mają odmienne interesy. Jednak, co ważne, kiedy negocjacje się kończą, od stołu wstają ci sami ludzie, którzy już odkryli, że jednak wiele ich łączy i mają, wbrew pozorom, zbieżne interesy. Jeżeli przełożony nie chce się zgodzić na nasze warunki, koniecznie poprośmy o wyjaśnienie jego stanowiska. Nie chodzi o to, aby poczuć się dotkniętym i z kamienną twarzą opuścić gabinet szefa, gdy tylko usłyszeliśmy: nie. Zamiast tego, zanotujmy najważniejsze uwagi. Mając w pamięci naszą BATNA rozpocznijmy proces wspólnego szukania optymalnego rozwiązania. Pochyleni nad kartką z zapisem kluczowych informacji z przebiegu rozmowy, użyjmy kolejnych pytań. Jakich? Tym razem mogą to być pytania w rodzaju: Spełnienie jakich warunków jest wymagane, abym uzyskał to, na czym mi zależy? Według jakich kryteriów zostanie oceniony mój dodatkowy wysiłek? Co to znaczy, że osiągnąłem cel? Od kogo jeszcze zależy realizacja postawionych przede mną warunków? Jaki jest konkretny termin realizacji celu? Kiedy ponownie zasiądziemy do stołu, by stwierdzić czy postawione wymagania zostały przeze mnie spełnione i otrzymam to, o co walczę? Co Ty, szefie, możesz zrobić, aby pomóc w zawarciu satysfakcjonującego porozumienia? Kto jeszcze może mnie wesprzeć? Bądźmy precyzyjni w ustaleniach. Zawsze pamiętajmy o datach! Porozumienie bez daty realizacji zawartych w nim wytycznych, to niewiele warty świstek papieru. Kluczem do sukcesu w negocjacjach jest także uświadomienie drugiej stronie, jak dużo zyska, kiedy zgodzi się na zaprezentowane przez nas warunki. Dlatego koniecznie przedstawmy konkretną wartość naszej pracy. Wskażmy, ile szef zaoszczędza i zaoszczędzi bądź zarabia i zarobi, właśnie dlatego, że to my wykonujemy określone obowiązki. Nie bójmy się używać liczb i porównań. Czy naszym celem jest podwyżka czy awans, czy cokolwiek innego – przychylność zyskamy tylko wówczas, gdy pokażemy i pomożemy zrozumieć przełożonemu, jak wiele skorzysta i osiągnie, w momencie wyrażenia zgody na nasze propozycje. Wszystko notujmy, a na końcu poprośmy szefa o złożenie podpisu pod wspólnymi ustaleniami. Nie wstydźmy się tego, ponieważ pamięć jest bardzo zawodna – szczególnie u osób, które zobowiązują się do czegoś na naszą rzecz.
Kilka wskazówek zanim rozpoczniesz negocjacje
- Elastyczność to podstawa – sztywność w negocjacjach to prosta droga do braku satysfakcjonującego porozumienia.
- Negocjacje to zazwyczaj proces długoterminowy! Nie zrażajmy się pierwszą odmową, ale wyciągnijmy wnioski i walczmy o to, co dla nas ważne.
- Znakomite przygotowanie to klucz do sukcesu. Dobra BATNA, przemyślane i udokumentowane argumenty dają poczucie komfortu psychicznego oraz odwagi.
- Notatki wprowadzają porządek w rozmowę, dyscyplinują rozmówców, wyciszają emocje i pomagają szybciej zawrzeć optymalne porozumienie.
- Nie bójmy się pytać!
- Proszę pokazać, co zyska Pana przełożony, kiedy zgodzi się na to, co mu Pan proponuje.
Mam nadzieję, że powyższa odpowiedź wyposaży Pana w wiedzę, jak poprowadzić rozmowę z szefem, by zrealizować swoje cele. W razie wątpliwości, zapraszam na szkolenie indywidualne lub coaching.
Powodzenia
Oliwia Matejko
Psycholog Biznesu
